Ostatnia aktualizacja: [DO UZUPEŁNIENIA: data publikacji]

Poniższy dokument opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze strony expertdental.pl oraz kontaktem z Expert Dental. Wyjaśnia, kto odpowiada za dane, w jakim celu są przetwarzane, jak długo są przechowywane i jakie uprawnienia przysługują osobom, których dotyczą.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

[DO UZUPEŁNIENIA: pełna nazwa podmiotu]
Bulwar Dedala 28C, 54-130 Wrocław
NIP: [DO UZUPEŁNIENIA]
REGON: [DO UZUPEŁNIENIA]
Numer księgi rejestrowej podmiotu leczniczego: [DO UZUPEŁNIENIA]

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych:
e-mail: info@expertdental.pl
telefon: +48 739 070 902

[DO UZUPEŁNIENIA: informacja o Inspektorze Ochrony Danych albo o jego niewyznaczeniu]

2. Skąd pochodzą dane

Dane trafiają do administratora w następujący sposób:

• przez formularz kontaktowy dostępny na stronie,
• w wiadomościach e-mail oraz w rozmowach telefonicznych i wiadomościach WhatsApp,
• podczas rejestracji wizyty i w trakcie leczenia,
• automatycznie, w postaci danych technicznych zapisywanych przez serwer i pliki cookie podczas przeglądania strony.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak bez podania danych kontaktowych nie jest możliwe udzielenie odpowiedzi na zapytanie, a bez danych identyfikacyjnych nie jest możliwe udzielenie świadczenia zdrowotnego i prowadzenie dokumentacji medycznej wymaganej przepisami prawa.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Odpowiedź na zapytanie

Zakres: imię, adres e-mail, numer telefonu, preferowana forma kontaktu, treść wiadomości. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czynności zmierzające do zawarcia umowy, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes w postaci obsługi korespondencji. Okres przechowywania: do zakończenia sprawy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń, nie dłużej niż [DO UZUPEŁNIENIA] miesięcy.

Informacje o stanie zdrowia zawarte w treści wiadomości

Zakres: dane szczególnej kategorii dotyczące zdrowia, podane dobrowolnie. Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. a RODO, wyraźna zgoda wyrażona przy wysyłce formularza. Okres przechowywania: do wycofania zgody lub do zakończenia sprawy.

Rejestracja i realizacja wizyty, diagnostyka, leczenie, dokumentacja medyczna

Zakres: dane identyfikacyjne, PESEL, dane kontaktowe, dane o stanie zdrowia. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz ustawą o działalności leczniczej. Okres przechowywania: 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkami przewidzianymi w art. 29 ustawy o prawach pacjenta.

Rozliczenia i księgowość

Zakres: dane identyfikacyjne i płatnicze. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi. Okres przechowywania: 5 lat od końca roku podatkowego.

Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Zakres: dane niezbędne do prowadzenia sprawy. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres przechowywania: do upływu okresu przedawnienia roszczeń.

Bezpieczeństwo i poprawne działanie strony

Zakres: adres IP, data i godzina zapytania, typ przeglądarki, adres strony odsyłającej. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres przechowywania: zgodnie z polityką dostawcy hostingu, zwykle do [DO UZUPEŁNIENIA] miesięcy.

4. Formularz kontaktowy

Formularz służy wyłącznie do zadawania pytań przed wizytą. Nie rezerwuje terminu i nie zastępuje rejestracji. Terminy ustalane są telefonicznie lub przez WhatsApp.

Wysłanie formularza wymaga zaznaczenia zgody na przetwarzanie danych, w tym danych dotyczących zdrowia, jeśli zostały zawarte w treści wiadomości. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, wysyłając wiadomość na adres info@expertdental.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W formularzu nie należy podawać szerszego opisu stanu zdrowia niż jest to konieczne do zadania pytania. Szczegóły dotyczące leczenia najlepiej omówić na wizycie.

5. Kontakt przez WhatsApp

Kontakt przez WhatsApp jest dobrowolną alternatywą dla telefonu i poczty elektronicznej. Korzystanie z tego kanału oznacza, że treść korespondencji przechodzi przez infrastrukturę należącą do WhatsApp Ireland Limited, spółki z grupy Meta, która działa jako niezależny administrator w zakresie danych przetwarzanych w ramach swojej usługi. Zasady przetwarzania danych przez ten podmiot określa jego własna polityka prywatności.

Ze względu na charakter tego kanału zaleca się nieprzesyłanie przez WhatsApp szczegółowych informacji o stanie zdrowia, dokumentacji medycznej ani zdjęć diagnostycznych.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom, które uczestniczą w świadczeniu usług na rzecz administratora, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych, oraz podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

• dostawca hostingu strony internetowej oraz poczty elektronicznej: Aftermarket.pl Limited, Chytron 3, Office 301, 1075 Nikozja, Cypr
• podmiot odpowiedzialny za obsługę techniczną strony internetowej: [DO UZUPEŁNIENIA]
• dostawca oprogramowania do prowadzenia dokumentacji medycznej i rejestracji: [DO UZUPEŁNIENIA]
• laboratoria protetyczne i pracownie diagnostyczne, w zakresie niezbędnym do wykonania świadczenia
• biuro rachunkowe oraz dostawcy usług prawnych
• inne podmioty lecznicze, jeśli pacjent zostaje skierowany na dalsze leczenie i wyraża na to zgodę
• organy publiczne, w przypadkach przewidzianych przepisami prawa

Dane nie są sprzedawane ani udostępniane w celach marketingowych podmiotom trzecim.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Strona korzysta z usług dostawców, którzy mogą przetwarzać dane poza EOG:

• Google Ireland Limited, w związku z osadzoną mapą Google Maps oraz krojami pisma wczytywanymi z serwisów Google,
• Meta Platforms Ireland Limited oraz WhatsApp Ireland Limited, w związku z kontaktem przez WhatsApp oraz odesłaniami do profili w serwisach Facebook i Instagram.

Przekazywanie danych do Stanów Zjednoczonych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach programu Data Privacy Framework albo na podstawie standardowych klauzul umownych.

8. Pliki cookie i podobne technologie

Strona korzysta z plików cookie, czyli niewielkich plików tekstowych zapisywanych na urządzeniu końcowym.

Cookies niezbędne. Zapewniają poprawne działanie strony, obsługę formularza, mechanizm zabezpieczeń oraz pamięć podręczną przyspieszającą ładowanie podstron. Są wykorzystywane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora i nie wymagają zgody.

Połączenia z serwerami Google. Wyświetlenie mapy Google Maps oraz wczytanie krojów pisma powoduje nawiązanie połączenia z serwerami Google, które odczytują adres IP urządzenia i mogą zapisywać własne pliki cookie. Odesłania do profili w serwisach Facebook i Instagram są zwykłymi odnośnikami i nie przekazują żadnych danych do czasu ich kliknięcia.

Statystyki i marketing. Strona nie korzysta z narzędzi analitycznych ani reklamowych. Nie są instalowane pliki cookie służące do profilowania ani do śledzenia zachowania w sieci.

Ustawienia dotyczące plików cookie można w każdej chwili zmienić w ustawieniach przeglądarki. Ograniczenie obsługi plików cookie może wpłynąć na działanie niektórych funkcji strony.

9. Uprawnienia osób, których dane dotyczą

Przysługuje prawo do:

• dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych,
• usunięcia danych, z zastrzeżeniem że prawo to nie obejmuje dokumentacji medycznej, której okres przechowywania określają przepisy prawa,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Wnioski można kierować na adres info@expertdental.pl lub pisemnie na adres gabinetu. Odpowiedź udzielana jest bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania wniosku.

Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na sytuację osoby, której dotyczą.

11. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w tym szyfrowane połączenie z serwerem, kontrolę dostępu do systemów oraz kopie zapasowe. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania tajemnicy zawodowej.

12. Zmiany polityki prywatności

Dokument może być aktualizowany w związku ze zmianą przepisów, zakresu świadczonych usług lub rozwiązań technicznych stosowanych na stronie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem expertdental.pl/polityka-prywatnosci. Data ostatniej aktualizacji podana jest na początku dokumentu.